外国人従業員の在留管理とは？企業担当者が押さえるべき５つのポイント

今の日本では、ありとあらゆる場面で外国人の方が働いている姿を見かけるようになりました。

企業においても、一般的な労務管理とともに、外国人従業員特有の「在留管理」が重要な業務となってきています。

今回の記事では、外国人を雇用する企業担当者が知っておくべき基本知識とともに、なぜ「在留管理」が企業にとって重要なのか、企業が管理すべきポイントと合わせて解説していきます。

外国人従業員と日々接する担当者の方には、ぜひお読みいただきたい内容です。

1. なぜ企業にも在留管理が求められるのか

外国人が日本に在留する上で持つ「在留資格」は、外国人本人が出入国在留管理庁（以下、入管庁）へ申請して許可を得ることになっており、それをなぜ企業が管理する必要があるのか？と疑問に思う方がいらっしゃるかもしれません。

ですがこの在留資格と、日本での就労ということは非常に関係性が深く、雇用する側の企業にとっても知っておかなくてはならないことが多いのです。

1-1 外国人雇用で企業が負う責任

外国人を雇用する上では「不法就労をさせない」という大原則があります。

外国人の中には「働いても良い人」「働いてはいけない人」「一定範囲内でなら働ける人」がいます。

企業が雇うのは、当然「働いても良い人」か「一定範囲内で働ける人」を一定範囲内で、ということになります。

働いても良い、というのはどういう意味かと言うと、「どのくらいの時間働くのか＝労働時間、労働日数」と「どんな仕事をするのか＝業務内容」、そして「働いてもよい一定範囲」といった項目ごとに条件が決まっており、その条件を守ったうえでなら「働いても良い」という意味です。

ですので、その外国人がどんな条件でなら働けるのか？をきちんと把握しておくこと、つまりその人の在留資格を理解して把握しておくこと＝在留管理を行うことが大前提となるのです。

1-2 「本人任せ」が危険な理由

中には「在留申請は外国人従業員本人に任せてある」という企業があるかも知れません。　　　

「許可が下りているから大丈夫」「新しい在留カードをちゃんと確認したから大丈夫」と、本当にそうでしょうか？

在留資格について、自社で働ける資格かどうか、確認を行っていますか？

本人が大丈夫という言葉を鵜吞みにしていませんか？

どれも実際に起こっていることです。

本人に任せきりではなく、企業担当者の方でも、きちんと在留管理をすることで、自社を守り、従業員本人も守っていくことができます。

1-3 在留管理を怠るリスク

こうした事例は「不法滞在」や「違法就労」などの見出しで、非常に注目されやすい話題でもあります。
そこに関連して企業が不祥事を起こした場合、意図したものかどうかには関わらず、企業イメージの低下は避けられません。

2. 在留カードと在留期限の管理

在留管理の基本となるのは、外国人が持っている在留カードです。

まずはこのカードの記載事項と見方を説明します。

2-1 在留カードで確認すべき事項

その外国人が就労可能なのかどうか？というのは一番初めに問題となる部分です。

「働いても良い」のは就労系の在留資格を持つ人と身分系の在留資格を持つ人です。

就労系ビザを持ち、企業で多く雇用されるのは「技術・人文知識・国際業務」「特定技能」でしょうか。

身分系の「永住者」「日本人の配偶者等」「定住者」などのビザを持つ人は、就労制限はありません。

また、「一定範囲内で働ける人」というのは「留学」ビザを持っている学生、「家族滞在」ビザで在留する就労系外国人の家族などで、その場合は③の資格外活動許可の有無を確認してください。

2-2 在留期限を管理する方法

就労に問題のない外国人であっても、在留資格は一定期間しか許可されませんので、定期的に更新が必要になります。

企業としても在留期限を把握しておき、更新漏れがないように管理することが重要です。

雇用する外国人従業員のリストを作り、在留期間等を一覧にまとめておくなどして、その期限の半年前、3か月前…とリマインドが出せるようにしておきましょう。

2-3 在留期間更新申請にあたり注意すべきこと

在留資格の更新申請は、その期間満了の3か月前から申請が可能です。

原則として、外国人は許可された在留期間の中でしか日本にいられません。

在留期間更新許可申請の標準処理期間は2週間～1か月程度、となっていますから、期限まで余裕を持って申請することがまず第一です。

何らかの事情で期間満了までに処分がされない場合、一定期間は引き続き従前の在留資格で在留・就労できる制度があります。（特例期間）

更新申請を行って、新しい在留カードが交付されたら、必ず企業の方でも確認をさせてもらいましょう。

3. 在留資格と業務内容の相関性

企業の担当者にとって、もっとも見落としがちなのがここです。

在留カードに一言で分かりやすく書いてあるわけではないので、実際に法律ではどうなっているか？ということを、おおよそでも理解しておく必要があります。

3-1 就労できる仕事には範囲がある

身分系の在留資格を持っている人は、どれだけ、どこで、何の仕事をしても制限はありません。

しかし、就労系の在留資格には、それぞれ「行っても良い活動」内容が定められており、その外国人が行う活動に応じた在留資格が許可されている、という造りになっているのです。

それによって雇用できる在留資格が決まり、雇用できる外国人も決まってきます。

3-2 「技人国」で問題になりやすい業務内容

比較的多く雇用されている「技術・人文知識・国際業務」（以下、技人国）についてあげてみます。

この在留資格で行う活動として定められているのは、「専門的な知識や技能を生かして行う、いわゆるホワイトカラー業務」です。

※よくある勘違い

その外国人従業員の勤務実態が「技人国」の活動として認められない業務内容になってしまっている場合は、次の更新時に不許可となる可能性が高くなります。

3-3 業務変更時に注意するポイント

在留資格と業務内容の関係として雇入れ時は正しくても、外国人に任せる業務内容をその後に変更した場合。

配置転換や、社内の事情により部署移動、業務内容変更などは大いにあり得ることですが、その場合、在留資格との整合性を再確認する必要があります。

「特定技能」ビザの場合は、指定された産業分野と業務区分においてのみ就労ができることになっているので、もし社内での配置転換でも、異なる産業分野、業務区分の業務に変更する場合は、在留資格変更許可申請が必要になることがあります。

4. 転職・異動・退職時に必要な届出

就労系外国人は、所属機関（いわゆる雇用契約等を結んだ企業や団体）に関する届出を行う必要があります。

そして、雇用する側の企業も、外国人を雇った場合に行うべき手続きがあります。

4-1 所属機関に関する届出とは

⑴外国人本人が行う入管法に基づく届出

日本で就労する外国人には、所属機関に関する届出義務があり、就職・転職・退職時には入管庁への届出が必要です。

これらの届出を怠っていると、次の在留申請においてマイナスの評価となる可能性があります。

⑵所属機関が行う届出

ハローワークへ、外国人雇用状況に関する届出を行う必要があり、特定技能受入機関では入管庁への各種届出義務もあります。

4-2 転職した外国人を採用する際の確認事項

「これまで問題なく働いてきたのだから、大丈夫だろう」との思い込みは危険です。

前述の通り、在留資格と業務内容には相関性があり、その外国人の持つ在留資格で、どんな仕事ができるのか？をよく確認する必要があります。

転職に際し、「就労資格証明書」という「どのような就労活動を行うことができるか」を確認できる書類を提示してもらうのも有効です。

 ただ、これは外国人本人の申請により交付されるもので、提示できないからと言って採用に関して不利益な扱いをしてはならない、とされています。

4-3 退職時に企業が確認しておきたいこと

外国人が退職した際にも、受入企業は外国人の雇用状況に関する届出を行う必要があります。

社会保険に関する資格喪失等の届出も忘れずに行うようにしましょう。

５．在留管理チェックリスト

5-1 必須の５項目

項目	タイミング	ポイント
①在留資格	雇入れ時	自社の業務内容が合致しているかどうか
②在留期限	雇入れ時・雇入れ後	適正に期間更新を行っているか？
③業務内容	雇入れ時・雇入れ後	実際の業務内容と在留資格との整合性
④所属機関等の変更	雇入れ後・退職時	必要な届出が抜けていないか？
⑤外国人雇用状況届出	雇入れ時・退職時	ハローワークへ雇用状況を届け出たか？

※特に重要なのは、在留資格と業務内容の整合性です。

5-2 外国人雇用は採用後の在留管理が重要

外国人雇用では、在留資格・在留期限・業務内容・各種届出の管理が欠かせません。採用時だけでなく、雇用後も継続的な確認が必要です。自社だけで判断が難しい場合は、行政書士など専門家へ相談することも有効な方法です。

もしも御社の外国人従業員がビザ更新の時期を迎えるにあたり、ご不明な点や疑問点などがあればお気軽にお問い合わせください。

行政書士わかぞの事務所では、申請取次行政書士が外国人の雇用に関するご相談をお受けしています。
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こんなお悩みがあるときは、ぜひ一度、行政書士わかぞの事務所へご連絡ください。

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